Chứng trường đoản cú kế toán là một tài liệu quý giá đối với mỗi doanh nghiệp. Không chỉ có việc xác lập hội chứng từ kế toán luôn luôn cần được thực hiện một biện pháp đúng đắn, biệt lập và cụ thể mà việc quản lý và lưu trữ chứng từ kế toán cũng là phần đa vấn đề quan trọng mà thành phần Tài bao gồm – Kế toán rất cần được hết sức lưu ý. Dưới đây là những quy định lưu trữ chứng từ kế toán tài chính được update mới nhất tính đến thời điểm hiện nay tại.
Bạn đang xem: Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán
Nội dung Nghị định 174/2016/NĐ-CP tập trung hiểu rõ các vụ việc liên quan cho quy định lưu trữ chứng từ kế toán như sau:
1. đa số loại chứng từ kế toán tài chính nào cần được lưu trữ theo quy định?
Trên thực tế, phần tử Kế toán đã phải quản lý rất nhiều một số loại tài liệu kế toán cả bên trong và bên phía ngoài doanh nghiệp. Mặc dù việc nguyên tắc lưu trữ chỉ việc áp dụng với một số tài liệu mang tính chất đặc biệt cao bao gồm:
Chứng từ bỏ kế toánCác loại sổ sách kế toán bao gồm sổ kế toán bỏ ra tiết, sổ kế toán tài chính tổng hợp.Các loại report gồm: report tài chính; BC quyết toán ngân sách; BC tổng vừa lòng quyết toán ngân sách; BC kế toán quản trị; BC kiểm kê và nhận xét tài sản.Các một số loại tài liệu kế toán có liên quan khác như: vừa lòng đồng; hồ sơ; tài liệu tương quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bạn dạng tiêu hủy tài liệu kế toán; ra quyết định liên quan cho việc biến hóa nguồn vốn, chuyển đổi chủ tải của doanh nghiệp; Tài liệu tương quan đến thuế, phí, lệ phí tổn và nghĩa vụ tài chủ yếu khác so với Nhà nước.2. Thời hạn tàng trữ chứng tự kế toán
a. Thời hạn lưu trữ chứng tự kế toán buổi tối thiểu 5 năm
Căn cứ theo luật pháp tại điều 12 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, những triệu chứng từ kế toán tài chính phải thực hiện quy định tàng trữ tối thiểu 5 năm là hồ hết tài liệu, hội chứng từ kế toán tài chính không áp dụng trực tiếp nhằm ghi sổ bao gồm:
Chứng từ kế toán tài chính như phiếu thu chi, phiếu nhập xuất khoTài liệu kế toán sử dụng cho quản lý, điều hành.Đối với mọi trường đúng theo khác, được quy định rõ ràng về thời hạn không giống thì doanh nghiệp lớn phải tráng lệ và trang nghiêm chấp hành theo luật pháp đó.b. Thời hạn tàng trữ chứng tự kế toán về tối thiểu 10 năm
Căn cứ theo khí cụ tại điều 13 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP tất cả tài liệu bệnh từ kế toán sau sẽ có được thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm.
Chứng từ kế toán liên quan trực sau đó việc ghi sổ kế toán cùng lập report Tài chính; những bảng kê; bảng tổng hợp bỏ ra tiết, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp; report tháng, quý, năm; report quyết toán; report tự kiểm soát kế toán; Biên phiên bản tiêu hủy tài liệu… thời khắc lưu trữ tính từ khi hoàn thành niên độ kế toán.Tài liệu bệnh từ kế toán tương quan đến chuyển động thanh lý, nhượng bán gia tài cố định; báo cáo kết quản kiểm kê và review tài sản. Thời khắc lưu trữ tính từ khi những giao dịch được trả thành.Tài liệu liên quan đến các đơn vị chủ đầu tư bao hàm tài liệu trong số kỳ kế toán năm; báo cáo quyết toán dự án hoàn thành. Thời khắc lưu trữ tính từ bỏ khi dứt duyệt trả thành báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án.Tài liệu tương quan đến những hoạt động biến đổi vốn điều lệ, công ty sở hữu của người tiêu dùng như giải thể, phá sản, cổ phần hóa… thời gian lưu trữ tính từ bỏ khi kết thúc thủ tục.Các tư liệu kế toán liên quan đến hoạt động kiểm tra, kiểm toán, đo lường của ban ngành nhà nước bao gồm thẩm quyền. Thời gian lưu trữ tính từ khi có report hoặc kết quả thanh tra từ các cơ quan bao gồm thẩm quyền.Các tài liệu khác không được nêu trong cơ chế tại Điều 12 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.Có những tài liệu được quy định rõ ràng về thời hạn lưu trữ khác thì doanh nghiệp lớn sẽ phải triển khai theo những quy định đó.c. Thời hạn tàng trữ chứng từ kế toán vĩnh viễn
Đối với bệnh từ có tính sử sách, có giá trị ghê tế, bao gồm trị - làng mạc hội, doanh nghiệp lớn sẽ phải lưu trữ vĩnh viễn. Các tài liệu hội chứng từ kế toán tài chính đấy bao gồm:
Sổ kế toán tổng hợpBáo cáo Tài chính nămChứng từ và tài liệu kế toán khác.3. Quy định về phong thái lưu trữ triệu chứng từ kế toán
Cách lưu trữ chứng từ kế toán tài chính được quy định cụ thể tại Điều 9 của Nghị định 17/2016/NĐ-CP. Cụ thể gồm những vấn đề cần lưu ý như sau:
Các tài liệu kế toán tài chính được biên chép trên máy vi tính hoặc những thiết bị tàng trữ như băng, đĩa, thẻ thì yêu cầu được in ra giấy thuộc với không thiếu thốn các yếu ớt tố pháp lý theo lý lẽ như (mẫu biểu, mã số, chữ ký, bé dấu) bắt đầu được gửi vào giữ trữ.Lưu trữ hội chứng từ kế toán yêu cầu được tiến hành khoa học, không thiếu và bao gồm hệ thống. Kế toán viên cần phân loại chứng từ kế toán tài chính và sắp xếp theo thứ tự thời hạn phát sinh nghiệp vụ trong mỗi niên độ kế toán. Việc sắp xếp này sẽ bảo vệ cho việc tìm và đào bới kiếm, tra cứu dễ dàng khi cần được sử dụng.Quy định nêu rõ, muộn nhất là 12 tháng tính từ lúc ngày xong niên độ kế toán tài chính thì công ty phải thực hiện việc tàng trữ chứng từ bỏ kế toán.Đối với các tài liệu liên quan đến đơn vị đầu tư, cũng muộn nhất là 12 tháng kể từ ngày report quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt.Việc tàng trữ chứng từ bỏ kế toán liên quan đến các vận động làm thay đổi chủ tải hoặc vốn điều lệ của người tiêu dùng như giải thể, phá sản, đưa đổi vẻ ngoài sở hữu, cổ phần… thì phải thực hiện chậm độc nhất vô nhị là 06 tháng tính từ lúc ngày kết thúc thủ tục.4. Hình thức về nơi tàng trữ chứng từ kế toán
Tại Điều 11 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết về nơi tàng trữ chứng từ kế toán tài chính như sau:
Doanh nghiệp tiến hành lưu trữ trên kho tàng trữ của đơn vị chức năng mình. Kho tàng trữ phải bảo vệ trang thiết bị bảo vệ đầy đầy đủ và bình an (chống trộm, chống cháy, chống độ ẩm mốc, côn trùng…)Các doanh nghiệp liên doanh, hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước kế bên 100% phải lưu trữ tại công ty trên lãnh thổ nước ta trong thời gian vận động tại Việt Nam.Tài liệu chứng từ kế toán của các doanh nghiệp giải thể, vỡ nợ được lưu trữ tại cơ quan cấp giấy phép đăng ký marketing hoặc cơ sở cấp quyết định giải thể, phá sản.Đối với những doanh nghiệp sáp nhập, gửi đổi bề ngoài sở hữu, cổ phần hóa thì triệu chứng từ kế toán được tàng trữ tại đơn vị chức năng của công ty sở hữu new hoặc cơ quan cung cấp quyết định.Người được giao nhiệm vụ quản lý việc lưu trữ chứng từ hay là bạn đứng đầu mà lại sẽ chịu trách nhiệm trước điều khoản về tổng thể những nội dung liên quan đến vụ việc lưu trữ.5. Mức xử phạt các hành vi tương quan đến quy định lưu trữ chứng tự kế toán
Theo quy định tiên tiến nhất tại Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, thì các hành vi vi phạm tương quan đến việc tàng trữ chứng từ kế toán tài chính sẽ đề nghị chịu những mức vạc sau:
Phạt cảnh cáo so với các hành vi: Không thực hiện việc tàng trữ theo đúng thời gian quy định; Không tiến hành việc phân loại, chuẩn bị xếp các tài liệu trước khi đưa vào giữ trữ.Phạt chi phí từ 5 – 10 triệu đồng đối với một trong các các hành vi sau: chứng từ kế toán tàng trữ không đầy đủ; làm mất đi mát, lỗi hỏng các chứng trường đoản cú trong thời gian lưu trữ; tự ý sử dụng các chứng trường đoản cú trong thời gian lưu trữ không đúng theo quy định; Không triển khai việc kiểm kê, phân các loại và phục hồi các tài liệu chứng từ bị mất.Phạt chi phí từ 10 – trăng tròn triệu đồng so với các hành động sau: Hủy bỏ tài liệu kế toán trước thời hạn lưu trữ nhưng không đến mức truy vấn cứu trách nhiệm hình sự; Tiêu hủy bệnh từ kế toán không đúng theo hiện tượng (không thành lập và hoạt động hội đồng, không nên phương pháp, không lập biên bản).Trên phía trên là toàn cục kiến thức tổng hòa hợp xoay quanh vụ việc lưu trữ bệnh từ kế toán. Hy vọng bài viết sẽ có đặc điểm nhắc nhở để doanh nghiệp lưu trọng điểm và triển khai theo đúng luật chung.
